CONCEITUALIZAÇÃO:
O artigo que acabamos de ler demonstra o que é o gerenciamento de custos. Segundo o livro da nossa
disciplina, o processo de planejar o gerenciamento dos custos é definir como os custos serão estimados,
orçados, gerenciados, monitorados e controlados”. Nesta perspectiva, planejar o gerenciamento dos custos
é o processo de estabelecer as políticas, os procedimentos e a documentação necessária para o
planejamento, gestão e controle dos custos do projeto. Logo, traz como benefícios informações de como os
custos do projeto serão gerenciados ao longo de seu ciclo de vida. Assim, o plano de gerenciamento de
custos é um componente do plano de gerenciamento do projeto.
As estimativas de custos são previsões dos custos necessários para concluir o projeto, bem como o valor de
reservas de contingências e gerenciais. A reserva gerencial é uma reserva de contingência adicional, com
base na percepção do gerente, para cobrir eventuais riscos desconhecidos associados ao projeto.
AÇÃO/AVALIAÇÃO: MAPA
Imagine que você é o gerente de uma grande empresa de segurança no trabalho e foi chamado pela sua
diretoria para ser um dos integrantes de uma equipe de gestão de projetos de um evento de segurança no
trabalho. Será um grande congresso de segurança no trabalho digital (apresentando as novidades
tecnológicas da empresa), e você será o responsável por analisar a viabilidade deste projeto. Sabendo que,
se o mesmo capital que vai ser investido nessa nesse evento fosse aplicado em marketing direto para os
clientes, o retorno seria de 8,5%.
Após a análise da viabilidade, se aprovado o projeto do evento, você também será responsável pelo
acompanhamento dos custos de organização e montagem do evento.
Para a análise da viabilidade, você precisa apresentar para a diretoria o documento de viabilidade
econômico-financeira do projeto, calculando Payback, VPL e TIR, trazendo um parecer se o projeto é viável
ou inviável, em termos financeiros. Você precisa saber que um investidor da empresa, vai receber 30% do
valor total do lucro da venda de ingressos/venda do produto.
Após a análise da viabilidade você vai iniciar os preparativos do evento. E então, vai começar o seu novo
desafio: executar o evento acompanhando bem de perto os custos! Iniciados os preparativos, todos os
envolvidos muito empolgados, mais deixando acontecer alguns deslizes, e então você se vê diante de um
cenário que requer uma análise urgente:
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Chegando ao terceiro mês de planejamento do evento, 50% da organização já estão concluídas e R$
2.528.000,00 já foram gastos.
Neste momento você vai ter que apresentar para os investidores a realidade do projeto e calcular os índices
básicos da gestão de custos.
Você precisa apresentar os cálculos do Valor Agregado (VA) e do Índice de Desempenho de Custos (IDC),
trazendo uma conclusão de como está a gestão de custos da montagem do evento.
Para cumprir suas tarefas de analisar a viabilidade e acompanhar os custos, é importante que você saiba
planejar, estimar, definir e controlar os custos de um projeto.
Considerando todas as informações passadas no MAPA, e os artigos apresentados, agora é a sua vez!
Agora vamos fazer o nosso relatório apresentando a viabilidade do congresso de inovações na segurança
no trabalho e apresentar a gestão de custos do evento! Então são duas atividades em uma, que vamos
chamar de Passo 1 e Passo 2:
O Passo 1 será fazer os cálculos de Payback, VPL e TIR.
O Passo 2 é a apresentação dos cálculos de gestão dos custos.
Passo 1 – Para fazer o seu relatório com a apresentação do Payback, da VPL e da TIR, analise as seguintes
informações:
Duração de preparação do evento: sete meses
Aluguel de equipamentos, móveis, amostras grátis, material gráfico, marketing entre outros R$ 4.400.000,00.
A serem pagos em seis parcelas iguais de R$ 733.333,33 sendo a primeira parcela paga 6 meses antes da
finalização do evento, a segunda parcela paga 5 meses antes da finalização do evento e assim
consecutivamente.
Os participantes devem pagar pela inscrição R$ 4.000,00 por pessoa e se quiserem participar de um jantar
R$ 320,00 por pessoa.
Taxa = 8,5% (taxa de retorno esperada se a empresa investisse em marketing direto).
Recebimentos estimados com as inscrições para o evento:
1) Recebimentos estimados (30% do total da venda das inscrições):
Estimativa de venda de 8 mil inscrições a R$ 4.000,00 por pessoa
Totalizando R$ 32.000.000,00
Sendo que 30%, R$ 9.600.000,00 que serão recebidos, em 4 parcelas iguais por mês, a serem pagas do
segundo ao quinto mês anteriores ao início do evento. Ou seja: 4 parcelas de R$ 2.400.000,00 (R$
9.600.000,00 /4).
2) Estimativa de venda de 1.250 ingressos para o jantar a R$ 320,00 por pessoa
Totalizando R$ 400.000,00.
Sendo que 30%, R$ 120.000,00 a serem recebidos em 4 parcelas iguais por mês, a serem pagas do segundo
ao quinto mês anteriores ao evento. Ou seja: 4 parcelas de R$ 30.000,00 (R$ 120.000,00 /4).
Total de receita de R$ 9.720.000,00 (R$ 9.600.000,00 das inscrições + R$ 120.000,00 dos ingressos do jantar).
Dividido em 4 parcelas de R$ 2.430.000,00 (soma dos ingressos R$2.400.000,00 + jantar R$30.000,00)
Informações complementares: Todo este capital é próprio, não havendo nenhum empréstimo por parte dos
empreendedores, e a venda das inscrições antecipada ajuda a amortizar esse investimento.
*Lembre-se: os cálculos são feitos através do olhar dos investidores, pois você precisa provar para eles que
vale investir no seu evento de segurança no trabalho.
A partir destes dados temos o nosso fluxo de caixa do congresso apresentado no Quadro 1:
QUADRO 1
FLUXO DE CAIXA
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Investimentos
Período
Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6
Máquinas, equipamentos,
montagem evento
– R$
733.333,33
– R$
733.333,33
– R$
733.333,33
– R$
733.333,33
– R$
733.333,33
– R$
733.333,33
Recebimentos
Inscrições
R$
2.430.000,00
R$
2.430.000,00
R$
2.430.000,00
R$
2.430.000,00
Total
– R$
733.333,33
R$
1.696.666,67
R$
1.696.666,67
R$
1.696.666,67
R$
1.696.666,67
– R$
733.333,33
Taxa= 8,5%
Pede-se:
Passo 1
1) Elabore seu relatório de análise de viabilidade financeira com o Passo 1. Apresentando:
(a) Payback.
– Em quanto tempo o valor investido será recuperado?
– Qual a sua conclusão, vale o investimento no congresso de segurança no trabalho?
Para fazer o Payback utilize a sua fórmula:
Payback = investimento / receita.
Apresente o cálculo e explique o valor achado e se ele demonstra a viabilidade do projeto. A resposta que
você vai encontrar é o tempo em que o dinheiro investido será recuperado.
(b) VPL. Valor Presente Líquido.
Para achar o VPL, vamos utilizar o site: https://fazaconta.com/matematica-financeira-val-tir.htm
Para isso, basta ir no campo “Cálculo On line do VPL” e lançar os seguintes valores: “Taxa de juros” e Fluxo
de caixa:
Digite a taxa de 8,5%
Fluxo de Caixa digite a última linha da sequência do fluxo de caixa do congresso (quadro 1):
-733.333,341.696.666,671.696.666,671.696.666,671.696.666,67-733.333,34
A resposta que você vai encontrar é o valor em reais do investimento feito ao longo do tempo, trazido para
o presente. Você vai perceber que quanto maior o VPL maior a viabilidade do investimento.
(c) TIR. Taxa Interna de Retorno.
Para TIR vamos usar o site “Cálculo On line da TIR: https://fazaconta.com/matematica-financeira-val-tir.htm
Para efetuar o cálculo vamos digitar os dados conforme a sequência:
Digitar a última linha do fluxo de caixa do congresso (quadro 1):
-733.333,34 1.696.666,67 1.696.666,66 1.696.666,67 1.696.666,67 -733.333,33
A análise tem que considerar que quanto maior a TIR, melhor e mais lucrativo será o projeto. A TIR trabalha
como se fosse uma taxa de juros que uma aplicação financeira vai render para ser tão lucrativa quanto o
projeto.
Passo 2. Apresentação dos cálculos de gestão dos custos.
Agora que você demonstrou a viabilidade de realização do congresso, começa o seu grande desafio:
acompanhar de perto a organização do evento e ficar de olho nos custos desta organização.
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No começo da organização do congresso, todos muito envolvidos a animados, de certa forma fez com que
alguns deslizes fossem encobertos. Agora, você está diante de um cenário que precisa ser analisado,
conforme dados do Quadro 2.
QUADRO 2
CONTROLE DOS CUSTOS
Período
Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6
Pagamentos
planejados
– R$
733.333,33
– R$
733.333,33
– R$
733.333,33
– R$
733.333,33
– R$
733.333,33
– R$
733.333,33
Pagamentos
realizados
R$
650.000,00
R$ 980.000,00 R$ 898.000,00
Planejamento
acumulado
– R$
733.333,33
R$
1.466.666,67
R$
2.200.000,01
R$
2.933.333,34
R$
3.666.666,67
R$
4.400.000,00
Realizado
acumulado
R$
650.000,00
R$
1.630.000,00
R$
2.528.000,00
Chegando ao término do terceiro mês da organização do congresso, 50% da montagem está concluída e R$
2.528.000,00 já foram gastos. Com esse desenvolvimento do projeto, você precisa mostrar aos investidores a
realidade do projeto e calcular os índices básicos da gestão de custos.
Pede-se:
Passo 2
Você tem que apresentar os cálculos do Valor Agregado (VA) e do Índice de Desempenho de Custos (IDC),
trazendo uma conclusão de como está a gestão de custos da organização do congresso.
Para analisar o IDC, recorra a tabela abaixo:
>1 (ou > 100%)– Desempenho positivo, está adiantado e/ou mais barato.
=1 (ou = 100%)– Desempenho dentro do esperado.
< 100%) – Desempenho fraco ou abaixo do planejado.
Para apresentar a gestão dos custos, preencha o quadro a seguir, e em seguida apresente seu parecer sobre
esses custos apresentados.
VP R$ Valor Planejado
VA R$ Execução de 50%
CR R$ Custo Realizado
VC – R$Variação de Custos
IDC = VA/CR Índice de custos